Üniversite Dijital Dönüşüm Sayesinde 2 milyon TL’lik Tasarruf Sağlandı

Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Muhsin Kar, Üniversitenin beşeri sermayesi kullanarak başlatılan dijital dönüşüm projeleriyle bir yandan iş ve işlemlerin hızlandırıldığını ve diğer yandan kurumsal olarak en az 2 milyon TL’lik mali tasarruf sağlandığını vurguladı.

İçinde yaşadığımız çağın dijital dönüşümü zorunlu kıldığını, Üniversitenin 2019-2023 Stratejik Planında dijital dönüşüm ile sürdürülebilirliğin sağlanmaya çalışıldığını ifade eden Prof. Dr. Muhsin Kar, teknolojilerin çok hızlı eskiyebildiğini ve kurumların ihtiyaçlarına göre sürekli yenilemek zorunda kaldığını ifade etti. Ayrıca Üniversite olarak çağın gereklerine uygun bilişim altyapısının oluşturulmasının, birbirleriyle entegre bilişim sistemlerin kurulmasının ve bu yapılardan elde edilen verilerin kurumsal gelişimi ve verimliliği sağlayacak şekilde kullanılmasının çok önemli olduğunu belirtti.

REKTÖR PROF. DR. MUHSİN KAR: ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ YENİLENDİ

Üniversitelerin kurumsal yapılarının, faaliyetlerinin ve üniversitede yapılan iş ile işlemlerin çok karmaşık yapılar olduğunu ve bu süreçlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesinde bilişim teknolojilerinden yararlanmanın çok önemli olduğunu ifade eden Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar, “Elektronik Belge Yönetim Sistemimizi (EBYS) yenileyerek, akademik ve idari iş ve işlemlerin dijitalleştirilmesine olanak sağlayan esnek ve dinamik yapıya kavuştuk. Kağıt üzerinden yapılan rutin işlemlerin büyük çoğunluğunun yeni EBYS’nin özellikleri içinde yer aldığından işlemlerimizin dijitalleştirilmesine başlangıç teşkil etti. Tüm akademik ve yönetici konumundaki idari personelimiz için e-imza temin edildi. Yeni EBYS sayesinde kağıt ve toner tüketimi ile tarayıcı-yazıcı ihtiyacını önemli ölçüde düşürdük. Ayrıca yeni EBYS’nin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Sistemine entegrasyonu sayesinde kamu kurum ve kuruluşlarıyla resmi yazışmalar kağıtsız bir şekilde elektronik olarak anında yapma imkanına sahip olduk” dedi.

Yeni EBYS’nin kurumsal beşeri sermaye ile geliştirilebilme kapasitesinin üniversitedeki süreçlerin dijitalleştirilmesine imkan sağladığını vurgulayan Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar, “Mevcut otomasyonlarımıza hızla entegre ederek hizmete aldığımız yeni EBYS ile, dilekçeden izin talep formuna, atama kararnamesinden doçentlik sözlü sınavı jüri tutanağına, uzaktan eğitim haftalık ders izlence formundan görevlendirme formuna, komisyon kararından Yönetim Kurulu ve Senato Gündem ile Kararlarına kadar birçok işlem dijital olarak yapılabilmektedir. En güzeli de mevcut teknolojinin ihtiyaçlarımıza göre geliştirilebilir olmasıdır” diyerek devam etti.

REKTÖR PROF. DR. MUHSİN KAR: DİJİTAL DÖNÜŞÜM SEFERBERLİĞİ BAŞLATTIK

Üniversitedeki tüm birimlerden yürütülen iş ve işlemlerin dijitalleştirilmesine yönelik talep topladıklarını ve bunu kurumun beşeri sermayesi ile peyderpey hayata geçirdiklerini açıklayan Prof. Dr. Muhsin Kar, “İlk olarak Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) kapsamında projeye başvurulması, değerlendirilmesi, sonuçlanması ve yürütülmesi süreçlerindeki işlemler dijital ortama taşındı. Desteklenen projeler kapsamında makine-teçhizat alımlarında firma modülü ile işletmelere ihale davetiyeleri dijital gönderilmektedir. Bilim insanlarımız için önemli olan diğer otomasyonlarımız ile entegre planlanan bu otomasyona kendi öz kaynaklarımız ile kavuşmuş olmamız önemlidir” dedi.

Lisansüstü programlarda tez konusu önerisine ilişkin süreçlerin dijital ortama alındığını söyleyen Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar, “Master ve doktora yapan öğrencilerimiz, TÜBİTAK proje başvurularında olduğu gibi, tez önerilerini enstitülerimizin belirlediği formatta dijital olarak hazırlamakta ve danışmanlarına göndermektedirler. Danışman da anabilim dalı başkanlığı üzerinden enstitüye gönderebilmektedir. Kağıt kullanmadan gerçekleştirilen bu sürecin her bir aşamasında kabul etme, düzeltme ve iade etme imkanları mevcuttur” diyerek devam etti.

BAP ile Tez Öneri otomasyonlarının Üniversitenin Stratejik Planıyla ilişkilendirildiğini, desteklenen projeler ile yapılan projelerin stratejik önceliklerle ilgisinin, üniversite-sanayi işbirliği durumunun ve bölgesel kalkınma ile ilişkisinin anlık olarak takip edilebildiğini ifade eden Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar, “öğrencilerimize sunduğumuz hizmetlerin önemli bir kısmını dijital ortama taşıdık. Öğrencilerimizle ilgili olan dijitalleştirme çabalarından bazılarını şu şekilde sırlayabiliriz: Harçların kredi kartı ile yatırabilmesi için Sanal Pos Ödeme Sisteminin geliştirilmesi, öğrenci değişim programlarına online başvuru yapılabilmesi, EBYS üzerinden imzalanan öğrenci belgelerinin alınabilmesi, derse giren öğretim elemanı ve öğrenci etkileşiminin yapılabilmesi, spor alanları ile sinema rezervasyonunun talep edilmesi gibi” dedi.

Kurumsal süreçlere ilişkin iyileştirmeler kapsamında küçüklü büyüklü birçok otomasyonun veya modülün geliştirildiğini vurgulayan Prof. Dr. Muhsin Kar, “araç talebinden şoför görevlendirmesine, bakım onarım talebinden konuyla ilgili teknik personel görevlendirilmesine, öğrencilerin etkinlik taleplerinden onların organizasyonu ve sınıflandırılmış olarak raporlanmasına kadar birçok sürecimizi dijital ortamda hızlı bir şekilde yapmaktayız” diyerek devam etti.

Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar: Dijital Olarak Akademik Performans İzleme ve Değerlendirme İmkanına Kavuştuk

Üniversitenin gerçek potansiyelinin ortaya konulabilmesi için akademik personelinin performansının izlenmesi ve değerlendirilmesinin gerektiğine inandığını söyleyen Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar, “Üniversitemizdeki işlemleri sürdürürken mükerrerlikten kurtulmak, bilim insanlarının idari yüklerini hafifletmek ve Ar-Ge alanında üniversitemizin performansına yönelik iyileştirme önerileri yapabilmek için YÖK’ün veri tabanına (YÖKSİS) dayalı ve kendi kurumsal ihtiyaçlarımıza göre dizayn edilmiş bir yazılım geliştirdik. Öğretim elemanlarımız bilimsel faaliyetlerini YÖKSİS’e bir defa giriyorlar ve bu bilgiyi biz üniversitemizin kendi öz kaynakları ile geliştirdiği Akademik Performans Değerlendirme ve İzleme Platformu (AKAPEDİA) aracılığıyla yedi farklı iş süreci için kullanabiliyoruz. Bu süreçler, şimdilik akademik atanma ve yükseltilme, kişisel web sayfası, BAP özgeçmişi oluşturma, yıllık faaliyet raporu, akademik teşvik ödeneği, ödüllendirme ve istatistiki raporlamadan oluşmaktadır. Üniversitemizin akademik potansiyelini anlık gösteren ve sağlıklı olarak bize sunan AKAPEDİA, tüm bu modülleriyle öğretim elemanlarımızın ve yöneticilerimizin hizmetindedir” dedi.

Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar: Bilişim Desteği Almadan Etkin Kalite Çalışmaları Sürdürülemez

Yükseköğretim kurumlarının yetkinliğe dayalı eğitime ağırlık vermeleri gerektiğini ve dolayısıyla paydaşlarla, özellikle de sektörle yakın işbirliği içinde çalışmalarının öneminin her geçen gün arttığını ifade eden Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar, “Yükseköğretim kurumlarının kalite güvencesi sistemine ağırlık vermeleri artık bir zorunluluktur. Öğrencilerimizi 21. Yüzyıl becerilerini kazandırarak ve sektörün ihtiyaçlarını dikkate alarak hayata hazırlamak zorundayız” diyerek sözlerine devam etti.

Ölçülemeyenin iyileştirilemeyeceği anlayışından hareket ederek, üniversitedeki otomasyon sistemlerini birbiriyle konuşur hale getirdiklerini ve entegre ederek raporlama özellikleri kazandırdıklarını vurgulayan Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar, “Kalite Yönetim Bilgi Sistemi (KALBİS) bünyesinde üniversitemizin kullandığı otomasyonlar ihtiyaca göre bütüncül bir anlayışla entegre edildi. KALBİS üzerinden Stratejik Plan Performans durumumuz altı aylık olarak izlenebiliyor. Kurumsal İç Değerlendirme Raporu için veri ve kanıt anlık olarak toplanabiliyor. Ayrıca KALBİS marifetiyle BAP Otomasyonu, Tez Öneri Otomasyonu, Görevlendirme, Dış Kaynaklı Proje Başvuru, Etkinlik Organizasyonu kapsamında yapılan işlemler birim yöneticilerimiz tarafından anlık izlenebilmektedir. Örneğin, Üniversitemizin stratejik önceliklerinden enerji ile ilgili kaç tane ve ne kadar bütçeli BAP projesi, kaç tane lisansüstü tez, kaç tane görevlendirme, kaç tane dış kaynaklı proje başvuru ve bunlardaki işbirliği durumu anlık olarak izlenebilmektedir” dedi.

Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar: Salgın Döneminde Uzaktan Eğitimi Başarıyla Sürdürdük

Covid-19 Salgını nedeniyle yüz yüze eğitime ansızın ara verilmesi ve uzaktan eğitime geçilmesine kriz yönetimi ve en kısa sürede minimum maliyet anlayışıyla yaklaşıldığını belirten Prof. Dr. Muhsin Kar, “Üniversitemizde uzaktan eğitimle yürütülen ders veya program olmadığı için hazırlıksız yakalandık. Uzaktan eğitim için teknolojik altyapımızı ve ihtiyaçlarımız ile mali imkanlarımızı karşılaştırarak en etkin, en hızlı ve en düşük maliyetli çözümü belirleyerek yol haritamızı oluşturduk. Anadolu Üniversitesinin birikiminden ve Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunun teknik desteğinden ücretsiz yararlanarak son üç dönemi başarıyla sürdürdük. Özellikle 2020-2021 Eğitim Öğretim Yılı Güz ve Bahar Döneminde tüm derslerimiz eş zamanlı olarak, yani canlı olarak yapıyoruz” diyerek devam etti.

Uzaktan eğitim süreçlerini düzenli ve sağlıklı bir şekilde yürütebilmek için Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi’nin hızla kurulduğunu, uzaktan eğitimin ruhuna uygun olarak tüm akademik personelin eğitim-öğretim tasarımı, ölçme değerlendirme, etkili öğrenme ve teknoloji kullanımı açısından eğitici eğitimine tabi tutulduğunu açıklayan Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar, “Salgın döneminde bir taraftan teknolojik altyapımızı güçlendiren yatırımlar yaptık ve diğer yandan Uzaktan Eğitim Merkezimize personel istihdamı sağladık. Önümüzdeki dönemlerde uzaktan eğitimle yapılacak dersleri ve yürütülecek programları kendi imkanlarımızla sürdürme kapasitesine sahip olduk” dedi.

Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar, öğrencilerin yüz yüze eğitim sürecinde yaptıkları işlemleri uzaktan eğitim döneminden dijital olarak sunmak durumunda kaldıklarını ve bu noktada öğrencilerin her türlü talep, öneri, sorun ve şikâyetlerini geri bildirimli bir şekilde yapan İstek Yönetim Sistemini kurduklarını ifade etti. Ayrıca esnek ve uzaktan çalışan personelin yeni EBYS ile birlikte temin edilen e-imza marifetiyle kampüs dışından iş ve işlemleri sürdürebildiklerini sözlerine ekledi.

Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar: Dijital Dönüşümden en az 2 milyon TL’lik tasarruf sağladık

Rektör Prof. Dr. Muhsin Kar, dijital dönüşüm kapsamında akademik süreçlere idari iş ve işlemlere, öğrencilerle etkileşime yönelik küçüklü büyüklü çok sayıda yazılımın Üniversitenin beşeri sermayesi ve öz kaynaklarıyla oluşturulduğunu ve bunların entegrasyonunun sağlandığını belirterek, “Üniversitemizin dijital dönüşümü sağlamak ve dijital süreçleri kurumsallaştırılmak için geceli gündüzlü çalıştık. Özellikle salgın döneminde yoğun bir çalışma gerçekleştirdik. Üniversitemizin öz kaynaklarıyla geliştirdiğimiz, ihtiyaçlarımıza yönelik, mevcut otomasyonlarımızla bütünleşik bir bilişim altyapısı oluşturduk. Yapılan bu işlerin, yazılımların ve oluşturulan veri tabanlarının diğer üniversiteler tarafından piyasadan temin ederek kullandıkları muadilleriyle karşılaştırdığımızda 2 milyon TL’nin üzerinde bir tasarruf sağladığımızı söyleyebilirim” dedi.

Prof. Dr. Muhsin Kar, yeni dönemde bilişim altyapısına yönelik en önemli projelerinin kalite çalışmaları kapsamında yeterliğe dayalı eğitim-öğretim kalite güvencesi sisteminin kurulması ve dijitalleştirilmesi olduğunu söyleyerek sözlerini tamamladı.